Archivage des documents : GED ou SAE ?

L’archivage concerne principalement les documents électroniques soumis à une réglementation légale de conservation ne servant plus de façon active dans l’entreprise.

Qu’est-ce que l’archivage des documents ?

La GED prend en charge les différentes étapes du cycle de vie d’un document électronique telles que l’acquisition, le versement et l’indexation, la recherche, le partage, la diffusion et le monitoring. En ce qui concerne l’archivage, le logiciel de GED permet d’archiver certains documents et d’en paramétrer le délai. 

Lorsqu’un fichier est intégré au système de GED, le document est vivant, c’est-à-dire qu’il peut subir diverses modifications : océrisation, compression, indexation etc. Il s’agit alors d’une copie de travail.

L’archivage automatique 

Les documents sont pris en charge et archivés par la GED, ils s’organisent en fonction de la nature du document. Lorsque celui-ci est acquis dans le système de GED mis en place, il est archivé automatiquement, classé et stocké selon le type du fichier (son contenu), la nature du document et la durée de conservation déterminée.

Différence entre GED et SAE

La GED et le SAE sont souvent confondues, et pour cause, elles présentent plusieurs similitudes. Cependant, ces deux solutions occupent des rôles différents et ne peuvent substituer l’une à l’autre. 

La mise en place d’une GED dans une entreprise permet de classer, modifier et valider les documents au sein d’un système centralisé. La GED prend donc en charges les fonctions de :

• Acquisition
• Indexation
• Modification
• Validation
• Diffusion

C’est-à -dire que seuls les documents vivants utilisés et consultés régulièrement pour les besoins de l’entreprise sont traités par la GED.

Un SAE (service d’archivage Électronique) répond quant à lui aux obligations légales et juridiques concernant la conservation des documents. Il permet un archivage sécurisé conforme aux normes en vigueur (NF Z 42-013). Le SAE prend alors en charges les fonctions de : 

• Conservation 
• Destruction

La GED associée à la SAE permet donc de prendre en charge la totalité du cycle de vie d’un document, de son acquisition à sa destruction au terme de sa limite de conservation.